Google Workspace, işletmelerin ihtiyaç duyduğu tüm uygulamaların bir arada sunulduğu, iletişim, bulut bilişim ve işbirliği sistem araçlarını kapsamaktadır. Google Workspace yazılımı, abonelik tabanı üzerinden işlemektedir. Google Workspace, özellikle işletmeler için verimli ve entegre çalışma alanı sunmaktadır. Uygulamayı kullanmaya başlamak için internet bağlantısına sahip olmak yeterlidir. Google Workspace masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarla, tüm mobil cihazlarla uyumludur. Tanımlı Google Workspace hesabı bulunan kullanıcılar, diğer cihazlarından uygulama özelliklerine eş zamanlı olarak ulaşabilmektedir. Kullanımı oldukça kolay olan Google Workspace, ortak çalışma araçları ile iş hayatındaki üretkenliğin arttırılmasını sağlamaktadır. Google tarafından hizmete sunulan Workspace, hem kişisel hem de şirket bünyesindeki ekiplerle birlikte kullanılabilmektedir. Kullanıcıların iş akışlarını hızlandırmak ve günlük programlarını yönetmek konusunda destek sağlayan Google Workspace uygulamaları, zamandan tasarruf etmenin en etkili yollarını sunmaktadır. Yapılan araştırmalar, şirket bünyelerinde aktif olarak yararlanılan Google Workspace uygulamalarının, çalışan verimliliğini arttırdığını göstermektedir.
Google Workspace Çözümleri Nelerdir?
Dünya genelinde milyonlarca kişinin tercihi olan Google Workspace, daha az zamanda daha yüksek iş performansı yaratmayı sağlamaktadır. Google Workspace üyeliğini başlatarak, 14 günlük deneme sürümünden yararlanmak ve uygulamaları keşfetmek de mümkün olmaktadır. Google Workspace paketlerinin sunduğu çözümler ve içerdiği uygulamalar ise aşağıdaki şekilde sıralanmaktadır.
- Gmail / Kişiye özel iş E-Postası
- Meet / Görüntülü ve sesli konferanslar
- Chat / Anlık sohbetler
- Calender / Takvim ve Ajanda kullanımı
- Drive / Bulut tabanlı saklama alanı
- Docs / Dökümanlar
- Sheets / E-Tablolar
- Slides / Slidelar
- Forms / Formlar
- Sites / Web Siteleri
- Currents / Güncel Akımlar
- Keep / İşaretleyici
- Apps Script / Uygulama Komut Dosyaları
- Cloud Search / Bulut Tabanında Aramalar
Güvenlik ve Yönetim alanında ise
- Admin
- Endpoint
- Vault
- Work Insights
- Time Insights
Uygulama Özelliklerinden Nasıl Yararlanılır?
Geleceğin çalışma dünyası olarak tanımlanan Google Workspace, içerdiği tüm uygulamaların birbirine entegre şekilde kullanılmasına da izin vermektedir. Google Workspace ürünleri ile şirket içi takvimler oluşturularak, çalışanların müsaitlik durumları kolayca görüntülenebilmektedir. Uygulama üzerinden otomatik E-Posta gönderimi ile toplantı davetlerini organize etmek de mümkün olmaktadır. Google Workspace aboneliğinde, kameraya sahip herhangi bir mobil cihaz veya bilgisayar üzerinden, video konferanslar düzenlemek en hızlı şekilde gerçekleştirilmektedir. Google Workspace video konferans özelliğinde, mevcut konumlarından bağımsız şekilde, çalışanların ortak işlerini birlikte yürütmeleri sağlanmaktadır. Google Workspace ile internet bağlantısı olmadığında bile dökümanlara, E-Tablolara ve slaytlara ulaşmak oldukça kolaydır. Kişisel ya da ekip olarak tek bir dosya üzerinde birlikte çalışmayı mümkün hale getiren Google Workspace, dosya üzerindeki düzenlemelerin de ekip üyeleri tarafından eş zamanlı olarak takip edilmesini sağlamaktadır.
Uygulamanın Öne Çıkan Avantajları
Google Workspace, içeriği birden çok uygulama ile işletmeler için komple çözümler sunmaktadır. Bir işletmenin ihtiyaç duyduğu ya da duyabileceği tüm detayları kapsayan Google Workspace ürünleri, hem ortak çalışma akışı hem de çalışmaların değerlendirilerek, istatistiksel verilerinin saptanması için uygun bir zemin sunmaktadır. Google Drive uygulaması ile şirket içi dosyaların bulut platformunda saklanması da, Google Workspace ’in öne çıkan özellikleri arasında yer almaktadır. Ekip üyelerinin tüm çalışmaları, bilgisayarları yada mobil cihazlardan erişime açık olarak, tek bir alanda güvenle depolanmaktadır. Google Workspace uygulamalarında, E-Posta eki kullanımına ihtiyaç duyulmadan, ekip üyelerinin tanımlı dosyaları görüntülemesi, indirmesi ve dosyalar üzerinde ortak çalışmalar gerçekleştirmesi sağlanmaktadır.
Yapılan işlem değişikliklerinde dosya güncellemeleri her zaman otomatik olarak kaydedilmektedir. Bu şekilde şirket içi dosya erişiminde tüm kullanıcılar en güncel versiyona ulaşabilmektedir. Google Workspace sisteminde verilerin ve cihazların güvenliği üst düzey yazılımlarla desteklenmektedir. Uygulamalarda, iki adımlı doğrulama kodları ya da tek oturum açma gibi güvenliğe dair seçenekler de sunulmaktadır. Şirket verilerini en güvenli şekilde korumayı amaçlayan sistem, ekip üyelerinin değişmesi ya da cihazlara erişimin kaybolması durumunda opsiyonel olarak uç nokta yönetimini devreye almaktadır. Google Workspace uygulamasının bu güvenlik özelliği, sadece yönetici tanımlı kişiler tarafından uygulanmaktadır. Google Workspace içerisinde E-Posta iletileri ve kaydedilmiş sohbetler de arşivlenebilir. Verilerin ne kadar süre ile saklanacağı ise kullanıcılar tarafından belirlenmektedir. Google Workspace güvenlik özellikleri ile ilgili yada kullanıma dair sorunlarda Google destek ekibine 7/24 ulaşılmaktadır.
Şirketler İçin Total Çözümler
2006 yılında ilk olarak G Suits adıyla piyasaya sürülen ve ardından Google Workspace ismiyle güncellenen uygulama, global ölçekte tüm işletmelerin temel dijital ihtiyaçlarını karşılamayı amaçlamaktadır. Tek bir abonelik ile birçok uygulamayı paket halinde sunan Google Workspace, Google ürünlerinin en işlevsel uygulamalarını içerisinde barındırmaktadır. Güncellenen içeriği ile fark yaratan çözümler sunan Google Workspace, her seviyeden kullanıcının rahatlıkla yönetebileceği içerikleri müşterileri ile buluşturuyor. İşletmeler, gelecek vizyonlarının hayata geçirmek için Google Workspace çözümlerinden yararlanmaktadır. İş hayatında aktif olarak yer alan tüm çalışanların üretkenliğini ve verimliliğini bir üst seviyeye taşımayı hedefleyen Google Workspace uygulamaları, şirket içi işbirliğini de güçlendirmeyi amaçlamaktadır. Bunun için en güçlü araçlarını tek bir pakette sunan Google Workspace, veri akışının izlenmesi ve değerlendirilmesi, verilerin bulut tabanında depolanması, Google Calender gibi takvim ve ajanda kullanımını işlevsel hale getirmesi ile adından söz ettirmeyi başarıyor Google Workspace, çalışanların zamanlarını en etkili şekilde kullanması, eşit olarak işbirliği içerisinde yer alması, daha fazla etki alanı yaratması için Google Workspace ürünlerini periyodik olarak güncellenmektedir. Google Workspace ürünlerine yeni özellikler kazandırılırken, şirketlerin değişen ihtiyaçları göz önüne alınmaktadır.
Dosya Paylaşımları
Google Workspace, büyük ya da küçük ölçekli tüm işletme çalışanlarına, bulundukları her yerden çalışabilme özgürlüğü tanımaktadır. Google Workspace dosyaları ve dökümanları üzerinde, eş zamanlı olarak 50 kişiye kadar çalışanın katılımına izin verilmektedir. Bulut tabanında hizmet sunan Google Workspace, Drive üzerinden dosyaların paylaşılmasını da mümkün kılmaktadır. Sınırsız sayıda çalışan ile dosya paylaşım özelliği bulunan Google Workspace, tanımlı dosyanın şirket içerisinden ya da dışarıdan bir kişi ile paylaşılmasına da imkan tanımaktadır. Google Workspace sisteminde bir dosya paylaşılacağı zaman, ilgili kişinin erişim düzeyleri de belirlenmektedir. Dosya erişimleri aşağıdaki şekilde sınıflandırılmaktadır.
- Sadece okuma erişimi
- Yorum yazma erişimi
- Tam denetim erişimi
Belirtilen erişim düzeyleri her bir dosya için farklı şekilde tanımlanabilir ve opsiyonel olarak istenildiğinde paylaşıma kapatılması da mümkündür. Google Workspace içerisinde bir dosyanın paylaşılması için, tanımlı kişinin E-Posta adresinin girilmesi yeterli olmaktadır. Sonrasında ise paylaşılan kişiye, dosya paylaşımına dair bildirim iletilmektedir.
Bulut Depolama Alanı
Google Workspace paketleri, kullanıcılar ve işletmeler için Google Drive bulut depolama özelliğini de içerisinde barındırmaktadır. Depolama alanları, kullanıcıların bilgisayarlarındaki harddisklere erişim kadar kolay olmakla birlikte, çok daha güvenli bulunmaktadır. Google Workspace uygulamalarında yer alan tüm dosyalara ve dökümanlara mobil cihazlardan da erişim sağlanmaktadır. Gmail E-Postaları ve tüm dosyalar Google Drive depolama alanında saklanabilir. Şirket çalışanları arasında yüksek boyutlu dosyaların transferi her zaman sorun yaratmaktadır. Google Workspace sisteminde, çalışanlar E-Posta eki yerine büyük dosyalarına sadece bağlantı linki vererek erişime açmaktadır. Google Workspace sisteminde, çok daha pratik ve çok daha güvenli bilgi iletişimi kurulmaktadır. Google Drive bulut depolama alanı, tüm Google Workspace uygulamalarında olduğu gibi Cloud üzerinden çalışmaktadır. Bu şekilde kullanıcılar, hangi dosyayı hangi cihaza kaydettiklerini hatırlamak zorunda kalmazlar. Kullanıcılar internet erişimine sahip oldukları her yerden, mevcut dosyalarına erişebilir ve üzerinde düzenleme yapabilir. Yapılan düzenlemeler, değişiklikler de Google Workspace sisteminde otomatik olarak güncellenir ve kaydedilir.
Cihaz Politikaları
Google Workspace sisteminde cihaz politikaları, işletmeye bağlı olan tüm cihazların sisteme dahil edilmesini ve bununla birlikte ilgili cihazların denetim altına alınmasını ifade etmektedir. Google Workspace cihaz politikaları uygulaması 2.2 versiyon mobil cihazlarda çalışmaktadır. Bu uygulama ile tanımlı cihazların, şirket yöneticisi tarafından belirlenen kurallar çerçevesinde çalıştırılması sağlanmaktadır. Google Workspace cihaz politikaları uygulamasında yönetici kuralları aşağıdaki şekilde seçilebilmektedir.
- Workspace yöneticisi tarafından aktif hale getirilen cihaz politikaları uygulaması, uygulama içermeyen cihazlarda oturum açmayı sınırlamaktadır
- Tanımlı cihazların şifre seviyelerinin, belirli düzeyde olması zorunluluğu oluşturulmaktadır
- İlgili cihazın şifre uzunluğunun, minimum seviyede olması istenebilir
- Kablosuz ağların yeniden yapılandırılması mümkün olmaktadır
- Ağ erişim sertifikaları yönetilebilir
- Sadece tanımlı ağlarda giriş izni verilebilmektedir
- Google Workspace sistemine ait tüm uygulamalar denetlenebilir
- Herhangi bir cihazdan tanımlı hesabı kaldırma yetkisi bulunmaktadır
- Tanımlı herhangi bir cihazı sistemden silmek mümkün olmaktadır
- Güvenlik ihlali yaratan cihazların engellenmesi sağlanmaktadır
Offline Çalışmalar
Şirket çalışanları, ofis dışındayken her zaman internet bağlantısına sahip olmayabilir. Google Workspace, internet erişimin olmadığı zamanlarda da tüm uygulamalarının Offline olarak kullanılmasına izin veriyor. Belirli bir döküman üzerinde gerçekleştirilen değişiklikler otomatik olarak kayıt altına alınırken, internet bağlantısının aktif olduğu ilk anda da senkronize olarak tüm cihazlarda güncelleniyor. Google Workspace Offline çalışma özelliği, şirketler için büyük bir kolaylık sağlıyor. Şirket bünyesinde çalışan mobil kullanıcılarda, Google Workspace uygulamasının bu özelliği ile E-Postalarına internetsiz ortamlarda da erişebiliyor. Kullanıcılar dilerse Offline olduklarında yeni E-Posta iletisi düzenleyebilir ve internete bağlandıklarında ileti otomatik olarak gönderilebilir. Bazı durumlarda çevrimdışı yapılan çalışmaların, çevrimiçi olduğunda ilgili dökümanın orjinal versiyonuna eklenmesi istenmeyebilir. Benzer durumlarda Offline çalışma ayarları değiştirilerek, çevrimdışı yapılan çalışmaların değişikliklerinin sadece uygulama yapılan cihazda olması sağlanabilir. Offline çalışmaların etkinleştirilmiş olduğu cihazlarda yürütülen çalışmalar, internet bağlantısı sağlandığında ilgili dosyanın orjinal haline eklenmeyebiliyor.
Takvim ve Ajanda Kullanımı
Google Workspace aboneliklerinin en işlevsel uygulamalarından biri de kuşkusuz Google Calender oluyor. Google Calender ile günlük, haftalık yada aylık çalışma programları düzenlenebiliyor. Toplantılar, etkinlikler ve özel buluşmalar, kullanıcının kişisel takvimine eklendiğinde, ilgili tarihten önce hatırlatma bildirimleri kullanıcıya ulaşıyor. Google Calender uygulamasının işlevsel özellikleri aşağıdaki şekilde belirtiliyor.
- Şirket çalışanlarının mevcut takvimleri, kullandıkları tüm cihazlarına otomatik olarak senkronize ediliyor.
- Takvim içeriği istenilen kişi ya da gruplarla paylaşılabiliyor.
- Takvim paylaşımı, şirket çalışanlarının müsaitlik durumlarının görüntülenmesi ve uygun toplantı zamanlarının seçilmesi için önemli bir araç oluşturuyor.
- Her kullanıcı sistem içerisinde, birden fazla takvime sahip olabiliyor.
- Mevcut takvim üzerinde, farklı zamanlarda etkinlikler düzenlenebilir.
- Takvim paylaşımında, kullanıcı belirli zamanlarını “Bloke” edebiliyor, bu şekilde gelen davetler o zaman dilimi için otomatik şekilde reddediliyor.
- Kullanıcılar yaklaşan etkinlikleri için “Geri Sayım” özelliğini aktive edebilir.
Google Calender kullanımı ile ilgili web sitemizde yer alan “Google Calender Nedir? Nasıl Kullanılır?” içeriğine buradan ulaşabilirsiniz.
Zaman Yönetimi ve İstatistikler
Google Workspace ürünlerine yeni eklenen, Google Calender ile senkronize çalışan Google Time Insights uygulaması, şirket çalışanlarının zaman yönetimlerine destek sunmak amacıyla tasarlanmıştır. Time Insights, şirket bünyesinde haftalık ve aylık olarak oluşturulan toplantı saatlerinin belirlenmesi, analiz edilmesi ve gerekli düzenlemelerin yapılması için işlevsel özellikler sunuyor. Kullanıcılar Calender uygulaması üzerinden oluşturdukları toplantı ve etkinliklerini, ekip üyeleri ile paylaşırken, Time Insights ile ortak toplantı saatlerinin verilerine de erişim sağlanıyor. Google Time Insights uygulaması, şirket içerisinde ne kadar zamanın bireysel çalışmalarla ne kadar zamanın da toplantılarla geçtiğinin belirlenmesine yardımcı oluyor. Şirket bazında ve kişisel ölçekte zaman yönetimi, başarının sürdürülebilmesi için en önemli konuların başında geliyor. Time Insights uygulaması aynı zamanda, şirket çalışanlarının ofis içi ya da dışında ne kadar zaman geçirdiklerinin belirlenmesini de sağlıyor. Mobil çalışanların da aktif olarak kullandığı bu uygulama, kişisel performansın değerlendirilmesi için de somut veriler elde etmeyi kolaylaştırıyor. Şirketlerin hedef belirleme süreçlerinde de yararlandıkları Time Insights uygulaması hakkında daha fazla bilgiye sahip olmak için, web sitemizde yer alan “Google Time Insights Nedir?” yazısına buradan ulaşılabilirsiniz.
3 Boyutlu Güvenlik
Google Workspace sisteminde yer alan “Authenticator” uygulaması, kullanıcılarına 3 boyutlu güvenlik önlemleri sunuyor. Google Workspace sistemine giriş yapabilmek ve erişim sağlamak için, kullanıcıya ait E-Posta adresi ve parolasına ihtiyaç duyuluyor. Ancak bazı durumlarda kullanıcı bilgileri ele geçirilebiliyor. Bu durumda ilgili uygulamaya giriş yapmak zorlaşıyor. Google Workspace, bu gibi güvenlik sorunlarının önüne geçmek için Authenticator uygulamasını kullanıyor. Kullanıcıların giriş bilgilerinin ele geçirilme durumunda da hesaplarına erişim sağlayabilmeleri bu şekilde mümkün oluyor. Google Authenticator uygulamasının 3 boyutlu güvenlik özelliklerinin aktifleştirme adımları aşağıdaki şekilde yapılıyor.
- Google Authenticator uygulaması kullanıcının mobil cihazına indirilir.
- Google Workspace kullanıcı hesabından, uygulama kullanımı ”Açık” hale getirilir.
- Yapılan işlemlerden sonra, kullanıcı E-Postası ve şifresi ele geçirilmiş olsa da, tanımlı hesaba giriş yapması engellenir.
- Kullanıcı Google Workspace hesabına erişim sağlamak istediğinde, Google Authenticator tarafından oluşturulan, her defasında değişen kod yardımı ile giriş yapılır.
Form Kullanımı
Şirketlerin hedef kitlelerine ulaşmaları, geri bildirim almaları için form kullanımı ayrı bir önem taşımaktadır. Google Workspace ürünlerinden biri olan Google Formlar, işletmelerin Web siteleri üzerinden yada E-Posta aracılığıyla, tek bir link ile kullanıcılara ulaşmanın işlevsel yolunu sunmaktadır. İşletmeler bu şekilde, toplamak istedikleri verileri kolayca oluşturabilmektedir. Google Formlar üzerinden tasarlanan ve kullanıcıya ulaşan her bir form doldurulduğu anda, yöneticiye E-Posta ile bildirim iletilmektedir. Form oluştururken hangi verilerin toplanacağı, kullanıcıya ait hangi bilgilere ihtiyaç duyulduğu şirket özelinde belirlenmektedir. Bazı durumlarda, hayata geçirilmesi planlanan girişimler için de Pazar araştırmaları formlar yoluyla yapılmaktadır. Bu şekilde, hedef kitlenin bir ürün veya hizmetten beklentileri daha net olarak belirlenmektedir. Google Formlar uygulamasında hazırlanan her bir form, yayına alınmadan önce önizleme ile kontrol edilebilmektedir. Google Workspace ürünlerinden formlar hazırlanırken, metin seçenekleri, detaylı kullanım alanları ve görsellerden de yararlanılmaktadır.
Google Workspace Abonelik Seçenekleri
Google Workspace, 15’den fazla farklı uygulamanın, 4 ayrı güvenlik ve yönetim desteğinin içeriğinde bulunduğu, komplike bir paket halinde sunulmaktadır. Özellikle şirketlerin profesyonel dijital ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik hazırlanan Google Workspace, kişisel kullanımda da oldukça yararlı bulunmaktadır. Teknolojinin sunduğu tüm avantajları içerisinde barındıran Google Workspace aboneliğine, Google hesabı ile kolayca sahip olunmaktadır. İlk 14 günlük deneme sürümü bulunan Google Workspace abonelik seçenekleri ise aşağıdaki şekilde sıralanmaktadır.
Business Starter
Business Starter aboneliği, tüm Google Workspace uygulamalarına erişim izni vermektedir. Abonelik içeriğinde bulunanlar ise;
- İşletmeye özel olarak tanımlanan güvenli E-Posta
- Maksimum 100 katılımcı ile gerçekleşen sesli ve görüntülü konferanslar
- Her bir kullanıcı için 30 GB bulut tabanında depolama alanı
- Güvenlik ve yönetsel denetim araçları
- Standart Google Workspace desteği
Business Starter abonelik paketi kullanıcı başına 29 TL olarak fiyatlandırılmaktadır.
Business Standart
Business Standart abonelik paketi de, diğer aboneliklerde olduğu gibi tüm Google Workspace uygulamalarını kullanmayı mümkün kılmaktadır. Business Standart abonelik içeriği ise aşağıda gibidir.
- İşletmeye özel güvenli E-Posta kullanımı
- Maksimum 150 katılımcı ile yapılan sesli ve görüntülü konferanslar
- Online toplantı ve konferansların kaydedilmesi
- Her bir kullanıcıya ayrı olarak tanımlanan 2 TB bulut depolama alanı
- Güvenlik ve yönetsel denetim araçları
- Standart Google Workspace desteği / Opsiyonel olarak belirlenen ücretlerle Gelişmiş Destek paketinden yararlanma
Business Standart abonelik paketi kullanıcı başına 58 TL olarak fiyatlandırılmaktadır.
Business Plus
Tüm Google Workspace uygulamalarını içeren Business Plus abonelik paketi içeriği, aşağıdaki şekilde belirtilmektedir.
- İşletmeye özel olarak tanımlanan güvenli E-Posta
- E-Delil tespitleri
- Veri saklama özelliği
- Maksimum 250 katılımcı ile sesli ve görüntülü konferanslar
- Toplantı kaydı alma ve katılım izleme özelliği
- Her bir kullanıcıya özel 5 TB bulut tabanında depolama alanı
- Apps kasası kullanımı
- Gelişmiş uç nokta yönetim paneli kullanımı
- Geliştirilmiş yönetim ve güvenlik denetimleri kullanımı
- Standart Google Workspace desteği / Opsiyonel olarak belirlenen ücretlerle Gelişmiş Destek paketinden yararlanma
Business Plus abonelik paketi kullanıcı başına 108 TL olarak fiyatlandırılmaktadır.
Enterprise
Google Workspace uygulamalarını içeren Enterprise abonelik paketi içeriğinde bulunan özellikler aşağıdaki şekilde sıralanmaktadır.
- İşletmeye özel olarak tanımlanan güvenli E-Posta
- E-Delil tespitleri
- Veri saklama özelliği
- S/MIME şifreleme opsiyonu
- Maksimum 250 katılımcı ile sesli ve görüntülü konferanslar
- Toplantı kayıtlarının alınması
- Katılımcı izleme
- Gürültü giderme özellikleri
- Alan içerisinde canlı yayınlar
- Sınırsız bulut depolama alanı
- Apps kasası kullanımı
- Veri kaybı önleme özellikleri
- Veri bölgelerinin ve kurumsal uç nokta yönetimlerinin denetimi
- Geliştirilmiş güvenlik ve yönetimsel uygunluk denetimleri
- Gelişmiş Google Workspace desteği / Opsiyonel olarak belirlenen ücretlerle Premium Destek paketinden yararlanma
Enterprise abonelik paketi fiyatlandırması için, Google Workspace satış ekibi ile iletişime geçilmesi gerekmektedir.
