2021 yılının Ağustos ayında yapılan basın toplantısı ile Google Calender, kullanıcıları için toplantılarda ne kadar zaman harcadıklarını gösteren Time Insights özelliğini duyurdu. Google Calender, iş hayatında aktif olarak görev alan kişilerin, zamanlarını daha iyi yönetmelerine yardımcı olmak amacıyla yeni bir uygulama getiriyor. Google Time Insights, ücretli Workspace kullanıcılarının, hem kişisel toplantılarını hem de ekip üyeleri arasında zaman yönetiminin düzenlenmesi amacıyla tasarlanmış bir uygulama olarak karşımıza çıkıyor. Google Calender, 2006 yılından beri kullanılan, takvim ve ajanda hizmetleri sunan bir Google servisi olarak adlandırılıyor. Google Calender özelliklerine eklenen Time Insights ise kişiselleştirilmiş, analitik bir deneyim olarak gösteriliyor. Bu istatistiklerin amacı, şirket bünyesinde kimlerin daha fazla toplantı yaptığını, zaman yönetimi konusunda kimlerin sorun yaşadığını belirlemenin en işlevsel yolunu göstermek olarak belirtiliyor.
Time Insights Ne İşe Yarar?
Google Time Insights, bir şirket içerisinde görev alan çalışanların, haftalık, aylık ve yıllık toplantı saatlerini gösteriyor. Tıme Insights verilerin değerlendirilmesini ve buna bağlı olarak zaman yönetiminin daha etkili şekilde yürütülmesine de imkan tanıyor. Google sunduğu tüm ürünlerde, belirli bir hedef kitle yerine, genel kullanıcıların ihtiyaçlarını gideren servisler tasarlıyor. Google Time Insights uygulaması da bunlardan biri olarak gösteriliyor. İş hayatında yaşanan en büyük sorun genellikle zaman yönetimi konusunda oluyor. Teknolojinin getirdiği tüm kolaylıkların yanında, her geçen gün daha fazla yoğunlaşan iş temposu, daha fazla kontrol mekanizmasına ihtiyaç duyulduğunu gösteriyor. Google Time Insights uygulaması da, Google Calender ile senkronize çalışan, kişiselleştirilmiş özelliklere sahip bir araç özelliği taşıyor. Google Time Insights sisteminde, çalışanların ortak takvimlerinde, paylaşım izni bulunan her kullanıcı ilgili verilere ulaşabiliyor. Google Time Insights kullanıcı panelinde, Google Calender (Takvim) üzerinden kullanıcıların çalışma saatleri de manuel olarak tanımlanabilir. Bu şekilde haftanın hangi günleri ve kaç saat aktif olarak çalışıldığı, bu sürenin ne kadarının toplantılarla geçtiği, net olarak görülebiliyor.
Time Insights Özellikleri
Google Time Insights uygulamasında her kullanıcı için kendi çalışma haftası programlanabiliyor. Google Calender üzerinden eklenen her bir içerik, Time Insights ile entegre şekilde işliyor. Kullanıcılar bu şekilde zaman dökümlerini istatistiki verilerle görebiliyor. Time Insights uygulaması “Toplantılarda Geçen Toplam Süre” verilerinin yanında, toplantıların hangi günlerde sıklıkla yapıldığını, haftanın kaç gününe yayıldığını gösteriyor. Google Time Insights sisteminde ayrıca “Tanıştığınız Yeni İnsanlar” bölümü de yer alıyor. Bu bölümün amacı, kullanıcının en çok kiminle ya da kimlerle vakit geçirdiğini görmesini sağlamak olarak ifade ediliyor. Kullanıcılar ilgili kişilerle görüşmeler yaptıklarından emin olmak, toplantılarına katıldıklarını ispatlamak için de bu bölümü kullanabiliyor. Ayrıca ilgili veriler, ortak kullanıcılarla paylaşılabilir. Yöneticisine istatistiksel takvim dökümünü iletmek isteyen çalışanlar, Google Time Insights üzerinden gerçekleştirilen tüm hareketleri birkaç saniyede çıktı alarak ya da PDF dosyasını E-Posta yoluyla ileterek, ilgili bilgileri yöneticileri ile paylaşıyor. Google Time Insights uygulamasında, Google Calender ’e eklenen bir kişinin isminin üzerine gelindiğinde, o kişi ile olan zaman aralığındaki tüm görüşmeler listelenebilir. Ayrıca Workspace yöneticisi, kişiselleştirilmiş ayarlarında Google Time Insights’ın bu özelliğini opsiyonel olarak devre dışı bırakabiliyor.
Google Workspace Nedir? Time Insights İle Nasıl Kullanılır?
Google Workspace, Google’ın abonelik üzerine kurulan, bulut hizmetleri verimlilikleri, iletişim ve işbirliği araçlarını barındıran yazılımı olarak ifade ediliyor. Google Workspace, birçok farklı uygulamayı, tek bir abonelik altında sunan, bulut tabanında işleyen paket bir program olarak karşımıza çıkıyor. Kurumsal E-Postalar, Excell gibi temel ofis uygulamaları, formlar, toplantılar, takvim ve daha birçok uygulama Google Workspace ile kolayca kullanılıyor. Google Drive depolama alanları, maksimum 250 kişilik video konferanslar, sohbet uygulamaları ve takvim özellikleri de Google Workspace hizmetleri arasında yer alıyor. Google Workspace ile şirket bünyesinde yer alan kişilerin aynı anda ortak çalışmalar yürütmesi de mümkün hale geliyor. Google Workspace kullanıcı paketleri Drive saklama alanı boyutlarına göre dört ayrı abonelik ile fiyatlandırılıyor. Bunlar;
- Starter: 30 GB Drive / 29 TL + KDV
- Standart: 2 TB Drive / 58 TL + KDV
- Plus: 5 TB Drive / 108 TL + KDV
- Enterprise: Limitsiz Drive / Teklif ile ücretlendiriliyor
Her bir Google Workspace paketi, tüm uygulama özelliklerini içerisinde barındırıyor. Google Workspace uygulamaları, ofis çalışanlarına ve ekiplere büyük bir kolaylık sağlıyor. Google Time Insights özelliklerini kullanabilmek için de kullanıcıların Google Workspace aboneliği bulunması şartı aranıyor. Bu şekilde kullanıcılar Google Time Insights servisinin avantajlarından yararlanabiliyor.
Time Insights İşlevleri ve Hakkında Bilinmesi Gerekenler
Google Time Insights, Eylül 2021 tarihinden itibaren, dünya genelinde ve ülke bazında, kademeli olarak tüm Google Workspace abonelerinin kullanımına açılmaya başlıyor. Yukarıda belirtilen Google Workspace paketlerinden herhangi birine aboneliği olan kullanıcılar ve Sivil Toplum Kuruluşu müşterileri, Time Insights özelliklerinden yararlanabiliyor. Ancak Time Insights özellikleri Frontline, G Suite Basic ve Business aboneleri tarafından kullanılamıyor. Time Insights kullanımı için mutlaka Google Workspace abonelik paketlerinden birine sahip olunması gerekiyor. Google Workspace içerisinde yer alan Google Calender, temel özelliklerinde, kişilerin mevcut çalışma saatlerini göstermelerine ve ekipleri ile paylaşmalarına izin veriyor. Time Insights uygulaması ise ilgili takvim için belirlenmiş ve bölünmüş programlar eklenmesi için destek sağlıyor. Kullanıcılar bu şekilde mevcut takvimlerini sınırlı kişilerle paylaşıma açabilir. Google Time Insights ayrıca, hibrit çalışma ortamlarının artışıyla, kullanıcıların takvimlerine eklenen günlük konumlarının paylaşılmasını da destekliyor. 2021 Eylül ayından itibaren kullanıcılar Google Time Insights özelliği ile nerede ve hangi konumda çalıştıklarını mevcut takvimlerine işaretleyebilir. Ayrıca Time Insights içerisinde, haftalık çalışma konumu rutinleri ya da haftalık planlar değiştiğinde konum güncellemeleri de yapılabiliyor.
Konum Bilgilerinin Düzenlenmesi
Google Time Insights birçok işlevsel özelliği kullanıcıları ile buluşturuyor. Google Workspace ve içerdiği uygulamalar ile entegre çalışan Time Insights, kullanıcı bir etkinliğe davet edildiğinde, hangi konumda çalıştığını ortak çalışma arkadaşları ile paylaşabiliyor. Ancak bazı durumlarda bu özellik kullanıcı için işlevsel olmayabiliyor. Bu durumda kullanıcı opsiyonel olarak çalışma konumunun etkinleştirilmesi özelliğini devre dışı bırakabiliyor. Paylaşılan konum bilgileri kullanıcıyı etkinlik için standart olarak “Uygun” gösterse de mevcut durum isteğe bağlı olarak “Meşgul” olarak da güncellenebiliyor. Time Insights konum özellikleri, çalışanların yüz yüze işbirliği yapma planlamalarını kolaylaştırmayı ve beklentilerin netleştirilmesini hedefliyor. Time Insights içerisinde “Gün / Saat” listelerinin yanında, konum seçim alternatifleri de bulunuyor. Bunlar;
- Ofis
- Ev
- Belirtilmemiş
- Başka bir yer olarak listeleniyor.
Kullanıcı açılır menü üzerinden konum alternatiflerinden birini seçebiliyor. Google Calender ızgarası üzerinden de hafta görünümü için etkinlik konumları eklenebiliyor. Time Insights ana ekranı, kullanıcının konumunu hızlıca güncellemesini sağlıyor. Google Time Insights konum bilgi paylaşım özellikleri, yöneticiler tarafından etkinleştirilebilir yada devre dışı bırakılabilir özellikler taşıyor. Time Insights uygulamasının bu özelliği Default olarak “Açık” oluyor. Etki alanları yada şirket prosedürü çerçevesinde gerekli güncellemeler yapılabiliyor.
Çalışma Akışının İncelenmesi
Google Workspace abonelikleri içerisinde yer alan Google Calender, gelen davetlere fiziksel yada sanal katılımları belirtmeye imkan tanıyor. Google Time Insights servisinin amacı ise mevcut paketlerde, çalışma akışının geleceğine yön vermek olarak ifade ediliyor. Mevcut takvim özelliklerine uyum sağlayacak şekilde optimize edilen Time Insights uygulaması, toplantılara sanal ya da yüz yüze katılım sağlandığının belirtilmesine de imkan tanıyor. Bu şekilde toplantı istatistikleri incelenirken, hangilerinin hangi işlevsel ve şirket amacına uygun olduğu da değerlendirilebilir. Şirket bünyesinde çalışma akışı oluşturulurken, Time Insights üzerinden gelen davetlere yanıt opsiyonları da bulunuyor. Her bir yanıt seçeneği yanında ilgili simgeler bulunuyor ve toplantı durumu daha kolay anlaşılır hale geliyor. Açılır menü içerisinde verilen yanıt seçenekleri aşağıdaki gibi sıralanıyor.
- Evet
- Evet, toplantı odasında
- Evet, sanal olarak katılımla
Bu şekilde Google Time Insights üzerinden hem organizatörler hem de katılımcılar, toplantıya nasıl katılmayı planladıklarını etkinlik detayına ekleyebiliyor. Bu şekilde katılımcılar, bir toplantı oluştururken, akıştan ne beklememeleri gerektiğini daha kolay anlayabiliyor. Açılır menü seçenekleri Google Takvim (Calender) ile entegre şekilde işleyebiliyor. Kullanıcılar takvimlerine toplantılara nasıl katılacaklarını da işaretleyebilir. Tıme Insights ile senkronize çalışan sistem, iş hayatında yeni çalışma modellerine uygun bir akış oluşturmayı hedefliyor. Katılımcıya gelen toplantı davetleri Microsoft Outlook ya da diğer platformlarda görülmemektedir. Sadece ekip üyelerinin oluşturduğu Google Workspace uygulamalarından Google Takvim, Time Insights ve Gmail E-Posta bildirimleri ile takip edilmektedir.
Etkin Kullanım İçin Chrome OS
Kullanıcılar Time Insights özelliklerinden en işlevsel şekilde yararlanmak için Google Takvimlerini Chrome OS üzerinden görebiliyor. Chrome OS, tüm takvim etkinliklerinin hızlı ayarlar ile takvimlerine erişim sağlaması için alternatif bir yöntem olarak sunuluyor. Google, takvimlere ulaşmanın ve erişimi kolaylaştırmanın bir yolu olarak Chrome OS’i öneriyor. Chrome OS menüsüne geçerli bir tarih eklenerek, kullanıcılar Time Insights özelliklerine kolayca ulaşıyor. Google bu özelliği verimlilik denemesi olarak özetliyor. Chrome OS’de aylık takvim görünümü üzerinden Time Insights özelliklerini eklemek de mümkün oluyor. Uygulamada pano yöneticisi, uygulama başlatıcı gibi opsiyonel özellikler de bulunuyor. Takvim açma seçenekleri de Chrome OS’in hızlı ayarlar bölümünde bulunan özelliklerinden biri olarak gösteriliyor. Kullanıcı Google hesabına giriş yaptığında, Chrome OS otomatik şekilde kişisel takvime ve etkinliklere bağlanıyor. Bu şekilde Time Insights özelliklerine de hızlı erişim sağlanıyor.
Time Insights Devre Dışı Bırakma
Kullanıcılar Time Insights özelliklerini açma ve kapatma seçeneklerine sahip oluyor. Bir yönetici, kullanıcıların Google Takvim kontrol panellerinden, Time Insights erişimine sahip olup olmadıklarını görüntüleyebiliyor. Time Insights, şirketler için önem taşıyan, çalışanların hangi toplantılarda ne kadar zaman harcadıklarını, en fazla kimlerle işbirliği ve iletişim içerisinde olduklarını anlamak için Time Insights uygulamasından yararlanıyor. Time Insights, tüm bu verileri istatistiklerle görmeyi sağlıyor. Ancak şirket bünyesinde bu metriklere ihtiyaç duyulmuyor ise Time Insights özelliği opsiyonel olarak açılıp, kapatılabiliyor. Default olarak Google Takvim içerisinde “Açık” konuda bulunan Time Insights özelliğini kapatmak için aşağıdaki işlem adımlarının uygulanması gerekiyor.
- “Google Yönetici Konsolunda” oturum açılır
- Kullanıcılar mevcut kişisel hesapları değil, yönetici hesaplarını üzerinden oturum açmalıdır
- “Yönetici Konsolu” görüntülenir
- Ana sayfada “Google Workspace” takvimi ziyaret edilir
- “Gelişmiş Ayarlar” seçilir
- Ayarın tüm kullanıcılar için uygulanması için, menüden şirket birimi seçilir
- “Zaman Öngörüleri” bölümünde “Time Insights” seçilir
- İlgili seçeneklerden “Kapat” seçilir
- “Değişiklikleri Kaydet” ile işlem tamamlanır
Google Time Insights özelliğinin kapatılması ayarından sonra, ilgili güncellemenin tamamlanması 24 saati bulabilir. Kullanıcıların kendi Time Insights ayarlarını kişiselleştirmeleri için de yukarıdaki işlem adımları, şahsi hesapları üzerinden gerçekleştirilir.
